La gestión de proveedores es una de las tareas operativas más complejas para los departamentos de Finanzas. En ese sentido, la información respecto de los pagos y cobranzas siempre fue un punto de fricción entre el proveedor y el cliente.
¿Tienes a cargo un equipo que pierde demasiado tiempo atendiendo consultas de pagos de proveedores? En gran medida, esto se debe a una ineficaz administración de los datos. No contar con las respuestas necesarias o -incluso peor- tener que demorar demasiado tiempo para conseguirlas, conducen a que el proveedor navegue en un océano de incertidumbre y frustración.
Sin embargo, los jefes de cuentas a pagar o cargos similares cuentan actualmente con nuevas herramientas para que sus equipos puedan gestionar eficazmente la información de pagos y cobranzas para los proveedores. Más específicamente, la tecnología provee hoy soluciones de software de gestión de cobranzas para proveedores (como aplicaciones web o soluciones basadas en la nube).
¿Quieres saber por qué deberías implementar una plataforma de gestión de cobranzas? A continuación, examinaremos las claves principales que hacen de esta herramienta informática la alternativa más valiosa para las gestión de proveedores de tu empresa
Reduce las consultas de tus proveedores por email y teléfono
Durante mucho tiempo, el teléfono ha sido el canal principal para canalizar las consultas de los proveedores. Ya sea a través de un call center automatizado o con un llamado a un operador o al contacto de la empresa, este medio nunca ha aportado la solución más efectiva a la hora de calmar la sed de información. Al contrario, muchas veces la solución telefónica ha convertido al remedio en algo más grave que la enfermedad, empeorando el humor del proveedor que ha soportado largos tiempos de espera o reiterados llamados para conseguir el dato necesario.
El mail, otro canal de comunicación, deja la respuesta a merced del dueño de la casilla con lo cual tampoco da una respuesta definitiva a lo que se conoce como la “ansiedad informativa”, ese malestar físico que genera no conocer qué pasará en el futuro.
Las plataformas de gestión de cobranzas, entonces, surgieron en los últimos 10 años como alternativas superadoras a estos dos canales tradicionales, ya que permiten la centralización de las consultas en un mismo lugar y liberan al personal de la empresa cliente para que realice otras tareas.
De acuerdo con estudios propios de casos de empresas reales, esta centralización te permitirá reducir las consultas de los proveedores casi en su totalidad (un 95%). La plataforma sirve como interfase integradora para la presentación de documentación, información y cualquier consulta. Es intuitiva y permite la autogestión de los proveedores, razón por la cual se ha transformado en los últimos años en el canal más efectivo de atención.
Automatiza procesos operativos
En un mundo corporativo en donde cada vez más el tiempo es un recurso escaso y valioso, la tecnología emerge como la solución más efectiva para que las tareas rutinarias, operativas y -dicho de otra manera- aburridas puedan ser reemplazadas por procesos automáticos a cargo de software.
La gestión de información a proveedores no es la excepción. En línea con esa tendencia, las plataformas de gestión de pagos y cobranzas permiten establecer procesos que requieran de un mismo protocolo de acción para lograr establecer una acción, para lograr así un funcionamiento más eficiente y generar mayor producción.
En otras palabras, podrás liberar al personal administrativo de todas las labores repetitivas, como informar sobre el status de presentación de una factura, cargar varios documentos sucesivamente, enviar un email anunciando que el pago fue depositado o cualquier otra tarea que las máquinas pueden hacer mejor que nosotros. Así, contarán con más tiempo para poder desempeñarse en acciones más estratégicas, enriquecedoras y menos alienantes.
Ahorra costos administrativos
Otra ventaja no menor de contar con un sistema de gestión de cobranzas tiene que ver con la estructura de costos. Como quizás lo sepas, montar un call center propio o tercerizado para atender consultas de proveedores puede desequilibrar cualquier presupuesto de Finanzas. Asignar recursos humanos e infraestructura a estas tareas también genera un impacto importante en los costos de una organización.
Puedes solucionar este problema al optar por plataformas de gestión de pagos y cobranzas, que te permitirán disminuir significativamente los costos asignados a la atención a proveedores y mejorar el bottom line del área en cuestión. Básicamente, esto es resultado de que el software de gestión que se puede integrar con el ERP de la empresa puede ser ofrecido por la plataforma a muchos clientes a la vez, generando beneficio mutuo para todas las partes y grandes ventajas competitivas en lo que a costos se refiere.
Mejora la relación con tus proveedores y optimiza la solución de reclamos
Los primeros días del mes son críticos para cualquier encargado de atención a proveedores. La curva de consultas y el mal humor son directamente proporcionales al tiempo que pasa entre que se presenta una factura y se paga. Cuanto más tiempo se extiende, más consultas y peor humor.
En rigor, la tecnología no resolverá problemas de tiempos de pago a proveedores pero sí puede contribuir a disminuir tus focos de fricción con ellos. Contar con la información precisa sobre estado del procesamiento su factura y fecha de pago es para la contraparte muchas veces más importante que la acreditación del importe.
Por el contrario, demorar en recibir respuestas, recibir información evasiva o fracasar en el intento de contactar a la persona indicada sobre la gestión de pagos y cobranzas es una de las situaciones más frustrantes para quien emprende la misión de darle seguimiento a un pago.
Contar con un software de gestión de pagos y cobranzas te abrirá la puerta de la disminución de reclamos. Las plataformas que integran toda la información que el proveedor necesita saber y la actualizan periódicamente destapan la olla y evitan que la relación con el proveedor ingrese en estado de ebullición.
¿Te resultó interesante esta información? Te recomendamos que elijas una plataforma de gestión de pagos y cobranzas que permitan integrarse con el ERP de la empresa. De esta manera, podrás apalancar la relación con tus proveedores, entre otros beneficios. Por eso, te invitamos a contactarte hoy mismo con nosotros para conocer cómo funciona la plataforma de Cobranzas.com. ¡Accedé a una demo gratuita haciendo click acá!
