“Buenas tardes, me comunico de la empresa X, soy X, quisiera consultarles si han recibido la factura X que le enviamos el día X y si podrían informarme el estado de la misma”.
Si esa frase te resulta familiar es porque has atravesado la experiencia tanto del lado del cliente (quien recibe la comunicación) como del proveedor (quien genera la consulta). Y si tuvieras que calificar esa experiencia, probablemente el adjetivo “frustrante” sería uno de los más populares.
Algunos estudios al respecto avalan esta presunción. Por ejemplo, de acuerdo con un informe publicado recientemente, el 51% de las comunicaciones se abandonan debido a una mala experiencia de atención. Es decir, la espera o no recibir la información adecuada genera que el receptor desista de comunicarse nuevamente.
A la vez, el tiempo de espera percibido podría frustrar a la persona que llama si siente que es excesivo. Incluso si está en espera durante unos minutos, puede parecer más tiempo.
Con todo, generar una comunicación eficiente con proveedores y clientes es necesario para afianzar una relación necesaria con la contraparte. Las plataformas de gestión de pagos y cobranzas cuentan con herramientas que permiten centralizar las comunicaciones. Bajo el nombre de “Buzón”, se trata de un módulo en el cual los proveedores pueden cargar de forma centralizada las facturas, facturas de crédito, notas de crédito y/o débito que necesitan presentar. Esta información es notificada al proveedor y cliente y las comunicaciones se centralizan a través de este espacio.
¿Por qué es recomendable implementar un sistema de buzón de comunicaciones? Te dejamos a continuación tres argumentos.
¡Minimiza el error humano!
Aunque todavía se sigue utilizando el sistema de enviar una factura física y hacer firmar un remito, la realidad es que no garantiza que el encargado de pagos la haya recibido o ya la haya comenzado a procesar. Requiere seguimiento posterior.
Si envías una factura por email, puedes agregarle un pedido de confirmación de lectura, pero el sistema está excesivamente basado en la confianza. El receptor debe descargar tu factura e ingresarla manualmente en el sistema.
La función Buzón de comunicaciones de los sistemas de gestión de pagos y cobranzas permite cargar la factura o documento y luego, a través de la integración con el ERP de la empresa, se puede continuar el proceso de una manera automática. Esto reduce de una manera significativa el error humano y automatiza el proceso.
Mejora la claridad gracias a la trazabilidad de los contactos
Cada vez que se genera un contacto entre el proveedor y el cliente se abre un nuevo capítulo de una historia. A veces ese historial está más disperso. Los encargados de seguir un pago usan cuadernos o planillas en los que con prolijidad (si la tienen) anotan fecha y hora en la cual llamaron para comunicarse. El email agrupa los correos con un mismo asunto.
Sin embargo, la manera más sencilla de trazar todas esas comunicaciones es a través de la centralización del proceso. En ese sentido, el software de pagos y cobranzas, a través de su módulo Buzón de comunicaciones, permite registrar y recuperar fácilmente toda la información necesaria para que ambas partes puedan conocer el estado real del proceso. Las comunicaciones que se generan se listan y, en caso de que necesites buscar alguna específica, puedes utilizar filtros para encontrarla.
Registra todas las comunicaciones para conseguir más transparencia
Poder centralizar las comunicaciones te permite a la vez documentar todas las notificaciones. Cuando se realiza y responde a una consulta, la plataforma de gestión de pagos y cobranzas envía una notificación al email registrado.
¿Cuál es la ventaja de esto? Que todas las comunicaciones son debidamente registradas y documentadas. Así, lograrás una mayor transparencia y evitarás malos entendidos y disonancias entre el proveedor y cliente. En definitiva, la plataforma te ayudará a construir una mejor relación.
Implementar una plataforma de pagos y cobranzas es la solución ideal para optimizar la relación con tus proveedores y reducir sus reclamos. Por eso, te invitamos a conocer la plataforma de Cobranzas.com. Nuestros clientes lograron reducir un 80% la carga administrativa de la atención a proveedores. ¿Quieres saber cómo? ¡Contactanos para acceder a una demo ahora!
