Oh, ¡no otra vez! El mismo proveedor que llamó ayer para saber cuándo estará su pago disponible vuelve a la carga. No es el único. Algunos son más insistentes, otros menos, pero su ansiedad informativa no tiene fin. Todos los meses, el personal recibe los mismos reclamos.
Como Jefe de Compras, estás a cargo del sector de Pagos y Cobranzas, escuchas los comentarios de los empleados y notas que deben dedicar buena parte de su jornada laboral a esta tediosa tarea. Una pregunta invade tu mente: “¿Cómo puede ser que se pierda tanto tiempo contestando las mismas llamadas?”
Y esa escena se repite mes tras mes. Lo sabes y no has hecho nada para resolverlo.
Hasta ahora.
Decidiste tomar el toro por las astas y reducir los reclamos de tus proveedores para dejar de perder tiempo y no agotar tu paciencia ni la del resto del personal.
Define el camino a seguir e implementa la tecnología adecuada
Una vez detectado el problema, es necesario pensar estratégicamente. Tu objetivo está claro: sistematizar cobranzas de proveedores, mejorar la comunicación con ellos y atender reclamos y consultas evitando llamados innecesarios. Ahora debes decidir el plan de acciones que te permitan llegar lo más rápido posible a cumplirlo.
¿Quieres saber por qué la tecnología es el mejor aliado para alcanzar este objetivo? Aquí te explicamos cómo hacer más eficiente la atención de reclamos mediante la implementación de software para gestión de proveedores.
Crea un buzón virtual para envío y recepción de documentos
Lo primero que deberías hacer es contratar una plataforma que te permita crear un buzón para que todas las facturas, notas de crédito o débito y cualquier otro documento se envíe (y reciba) en una sola forma. De esta manera, centralizarás y facilitarás el proceso para ambas partes.
Con el buzón podrás sistematizar cobranzas de proveedores y evitarás perder tiempo buscando archivos PDF recibidos vía email o (peor aún) en formato físico. Simplemente deberás acceder al portal para observar, aceptar o rechazar las facturas cargadas en el buzón.
“Con el buzón podrás sistematizar cobranzas y evitarás perder tiempo; con un módulo de comunicación tus proveedores puedan realizar consultas y reclamos”.
Por su parte, tu proveedor podrá ver el estado de las facturas que te envió y los avisos de recepción y así bajar sensiblemente su nivel de insistencia telefónica. Ya no debería tener más motivos para llamar: el sistema de cobranzas le brindará toda la información que necesita.
Implementa una forma ágil de comunicación a través de la plataforma
Si bien el buzón será un recurso valioso para centralizar el envío y la recepción de facturas y otros documentos, debes considerar formas adicionales de reducir reclamos y consultas para evitar llamados innecesarios.
Por eso, a la hora de elegir software para gestión de cobranzas de proveedores, te recomendamos optar por uno que cuente con un módulo de comunicación para que tus proveedores puedan realizar consultas y reclamos utilizando una interfaz mucho más simple y eficaz que el email o el teléfono.
Es importante también que la plataforma te permita organizar reclamos por nivel de importancia. De esta manera, podrás identificar con mayor facilidad a aquellos que son críticos para tu negocio y responder lo más rápido posible.
Otra función útil de los módulos de comunicación de las plataformas de pagos y cobranzas es la que te permite asignar usuarios diferentes para contestar cada reclamo mediante permisos de acceso que puedes configurar según tus necesidades. Así, podrás organizar de forma mucho más eficiente la atención y la respuesta a cada consulta y establecer una comunicación con múltiples beneficios para ambas partes.
En definitiva, implementar una plataforma de pagos y cobranzas es la solución ideal para optimizar la relación con tus proveedores y reducir sus reclamos. Por eso, te invitamos a conocer la plataforma de Cobranzas.com. Nuestros clientes lograron reducir un 80% la carga administrativa de la atención a proveedores. ¿Quieres saber cómo? ¡Contactanos para acceder a una demo ahora!
